Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat miesiąca , Otwarty dostęp

24 stycznia 2022

NR 91 (Styczeń 2022)

Zakupy środków trwałych, inwestycje i remonty w placówkach – jak prawidłowo finansować je z dotacji oświatowej?

0 960

U progu kolejnego roku, zapewne już po rozliczeniu dotacji za rok 2021, warto chociaż częściowo zaplanować wydatki na najbliższe 12 miesięcy. Dla niektórych osób zarządzających może to być pierwszy rok funkcjonowania z wykorzystaniem dotacji. Jak zatem przygotować się do działalności w nowym roku budżetowym, aby uniknąć problemów w rozliczeniu albo podczas kontroli wydatkowania dotacji?

Przepisy regulujące tę kwestię znajdują się w ustawie z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych. Odnosi się ona do dotacji dla szkół, przedszkoli i placówek niepublicznych, a także publicznych prowadzonych przez osoby inne niż jednostki samorządu terytorialnego, oraz samorządowych i reguluje zarówno kwestie udzielania dotacji, jak i zasady i cele jej wydatkowania. 
Dla przypomnienia: przepisy art. 34 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych określają, że dotacje przekazywane są w 12 częściach w terminie do ostatniego dnia miesiąca, przy czym część za styczeń – do 20 stycznia, a za grudzień – do 15 grudnia roku budżetowego. Dotacje wypłacane są na rachunek bankowy wskazany we wniosku o udzielenie dotacji. 
Co ważne, a często jakby zapominane przez organy samorządowe, udzielające dotacji, ma ona charakter roczny, co wynika bezpośrednio z art. 251 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Oznacza to, że dotacja powinna zostać wykorzystana w roku budżetowym, na który jej udzielono, a żadne wydatki nie mogą być z niej sfinansowane po zakończeniu danego roku budżetowego. Wspomniany przepis stanowi bowiem, iż dotacja niewykorzystana w terminie winna zostać zwrócona do 31 stycznia roku następującego po roku budżetowym, w którym ją przekazano, ale nie została wydatkowana. 
Dodatkowo zasadę tę określa art. 35 ust. 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, zgodnie z którym dotacja może zostać wykorzystana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z realizacją zadań określonych w ust. 1, poniesionych w roku budżetowym, na który dotacji udzielono, niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania. Przepisy te determinują zatem okres, w jakim można z dotacji pokrywać wydatki, o ile oczywiście mieszczą się one w zakresie zadań określonych w art. 35 ust. 1 (przepis ten określa przeznaczenie dotacji). Ponadto przepis ust. 2 wyjaśnia, że przez wydatki bieżące, o których mowa w ust. 1 pkt 1, należy rozumieć wydatki bieżące, o których mowa w art. 236 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.
 

„Dotacje, o których mowa w art. 15–21, art. 25, art. 26, art. 28–31a i art. 32, są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań placówek wychowania przedszkolnego, szkół lub placówek w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej. Dotacje mogą być wykorzystane wyłącznie na: 

  1. pokrycie wydatków bieżących placówki wychowania przedszkolnego, szkoły i placówki, obejmujących każdy wydatek poniesiony na cele działalności placówki wychowania przedszkolnego, szkoły lub placówki, w tym na: 
    a) roczne wynagrodzenie osoby fizycznej zatrudnionej na podstawie umowy o pracę w przedszkolu, innej formie wychowania przedszkolnego, szkole lub placówce w przeliczeniu na maksymalny wymiar czasu pracy – w wysokości nieprzekraczającej: 
    • 250% 12-krotnego średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego, o którym mowa w art. 30 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2021 r., poz. 1762) – w przypadku publicznych przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz niepublicznych przedszkoli, o których mowa w art. 17 ust. 1, oddziałów przedszkolnych w niepublicznych szkołach podstawowych, o których mowa w art. 19 ust. 1, i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego, o których mowa w art. 21 ust. 1, 
    • 150% 12-krotnego średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego, o którym mowa w art. 30 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela – w przypadku niepublicznych przedszkoli, oddziałów przedszkolnych w niepublicznych szkołach podstawowych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego niewymienionych w tiret pierwszym, oraz niepublicznych szkół i placówek, 
    aa) roczne wynagrodzenie osoby fizycznej zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej w publicznym lub niepublicznym przedszkolu, innej formie wychowania przedszkolnego, szkole lub placówce oraz osoby fizycznej prowadzącej publiczne lub niepubliczne przedszkole, inną formę wychowania przedszkolnego, szkołę lub placówkę, jeżeli odpowiednio pełni funkcję dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki albo prowadzi zajęcia w innej formie wychowania przedszkolnego – w wysokości nieprzekraczającej odpowiednio kwot określonych w lit. a, 
    b) sfinansowanie wydatków związanych z realizacją zadań organu prowadzącego, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy Prawo oświatowe, oraz zadania, o którym mowa w art. 83 ust. 6 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (Dz. U. z 2020 r., poz. 1268 i 1517);
  2. pokrycie wydatków na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmujących: 
    a) książki i inne zbiory biblioteczne, 
    b) środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w placówkach wychowania przedszkolnego, szkołach i placówkach, 
    c) sprzęt rekreacyjny i sportowy dla dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków i uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, 
    d) meble, 
    e) pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości określonej zgodnie z art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania”.


Co cechuje wydatek ponoszony z dotacji?

  1. Ze wspomnianych regulacji wynika, że wydatki ponoszone z dotacji, zgodnie z ustawą, winny w podstawowych celach realizować zadania w zakresie kształcenia, wychowania i opieki. Ustawa wskazuje i wyjaśnia jednak, że tego rodzaju wydatki „na kształcenie i wychowanie” oznaczają (i dotyczą) przede wszystkim wydatki bezpośrednio dokonywane „na szkołę”, czyli ponoszone w jednostce oświatowej. 
  2. W drugiej kolejności należy określić, czy stanowią one wydatki bieżące – jak określają to przepisy o finansach publicznych. 
  3. Gdy są to wydatki inwestycyjne, dotyczące zakupów środków trwałych, trzeba ustalić, czy takie wydatki mieszczą się w katalogu zawartym w art. 35 ust. 1 pkt 2 oraz czy można przypisać im cechy „przydatności” do realizacji celów kształcenia, wychowania i opieki. 
  4. Wreszcie, o ile nie stanowią środków wymienionych jako możliwe do sfinansowania z dotacji bez względu na wartość, ustalamy, czy mieszczą się one w limicie wyznaczonym przez wartość jednorazowej amortyzacji.
    Oczywiście zwykle największe kwoty zostają przeznaczone na wynagrodzenia personelu i – jeśli stan faktyczny na to pozwala – osoby prowadzącej będącej osobą fizyczną, pełniącą funkcję dyrektora, oraz na wynajem lokalu czy budynku, w którym prowadzona jest placówka. Nie będziemy jednak w tym miejscu szerzej zajmować się kwestią wynagrodzeń, do której na pewno wrócimy. Pragnę bowiem przybliżyć nieco inną problematykę – związaną z wydatkami na zakupy środków trwałych, inwestycje i remonty w placówkach. 

Zakupy środków trwałych

Należy ponownie odnieść się do przepisów ustawy o finansach publicznych i wspomnianego art. 236, który dzieląc wydatki na bieżące oraz majątkowe, określa, że wydatki bieżące to takie, które nie są wydatkami majątkowymi. Nie wchodząc w głębsze analizy, można powiedzieć, że wydatki majątkowe to inwestycje i zakupy inwestycyjne. Zakupami inwestycyjnymi są te, które co do zasady przekraczają wartość jednorazowej amortyzacji, czyli obecnie 10 tys. zł brutto. Szczegółową klasyfikację wydatków bieżących i inwestycyjnych (majątkowych) znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, a konkretnie: w załączniku nr 4. 
Wracając zatem do katalogu wydatków, określonego w art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, należy wyjaśnić, że zawiera on w ust. 2 szereg środków trwałych, czyli wydatków majątkowych, ale możliwych do sfinansowania z dotacji oświatowej. Wymienione w punktach, oznaczonych literami od a do d, środki trwałe zostały wskazane ogólnie, bez odnoszenia się do ich wartości. Jednocześnie ustawodawca, wymieniając enumeratywnie te środki (przedmioty), bezpośrednio „przypisał” je do zakupów kwalifikowanych, przeznaczonych na potrzeby prowadzonej placówki oświatowej. Oznacza to w praktyce, że na potrzeby prowadzonej szkoły, przedszkola lub placówki oświatowej można dokonywać zakupów książek i zbiorów bibliotecznych oraz mebli bez stosowania kryterium wartości jednostkowej jako wyznacznika, czy mogą, czy nie mogą zostać sfinansowane z dotacji. Ma to jednak znaczenie w praktyce wyłącznie teoretyczne, ponieważ właściwie żaden z takich środków trwałych (nawiasem mówiąc: książki nie są przypisywane do środków trwałych, chyba że ewentualnie cały zbiór biblioteczny) nie przekracza ceny 10 tys. zł (brutto, ponieważ działalność oświatowa jest zwolniona z VAT). Ale zasady te pozwalają na zakupy wyposażenia placówki w meble, także te przeznaczone nie bezpośrednio do sal dydaktycznych, ale też stołówki, pokoju nauczycielskiego, sekretariatu czy gabinetu dyrektora. 
Zdarza się, że podczas kontroli osoby ją prowadzące dociekają i żądają wyjaśnień, w jakim celu meble te zakupiono, gdzie się znajdują itd. Nie do końca są to żądania uzasadnione, ale osoby prowadzące kontrole mają prawo wstępu do pomieszczeń, czyli także do wglądu w to, co się w nich znajduje. Organ prowadzący powinien mieć zatem dokumentację, ale nie oznacza to, że każda książka czy krzesło mają być wpisane do ewidencji środków trwałych – o czym dalej. Zawsze jednak warto mieć takie zestawienia i odnotowywać w nich np. zniszczenie czy wycofanie danego przedmiotu, właśnie po to, by udokumentować potem, że danego mebla czy sprzętu w placówce nie ma, gdyż uległ wycofaniu wskutek zużycia, zniszczenia albo nawet odstąpienia. 

POLECAMY

Środki dydaktyczne, sprzęt rekreacyjny i sportowy

Jeśli chodzi o pozostałe środki, wymienione pod lit. b i c, to także nie wprowadzono limitu ich wartości. Jest to uzasadnione faktem, że wiele z tego rodzaju pomocy dydaktycznych czy sprzętu kosztuje ponad 10 tys. zł. Nie oznacza to jednak, że nie można ich sfinansować z dotacji, ponieważ właśnie te dwie kategorie środków trwałych podlegają finansowaniu bez względu na ich wartość (cenę) jednostkową. Co zatem może zostać zakupione z dotacji?
Kategorie te są bardzo ogólne i pojemne. Środkami dydaktycznymi są zatem wszelkie pomoce naukowe, dydaktyczne – to wszystko, co w jednostce oświatowej służy (lub wspomaga) procesom kształcenia, wychowania czy opieki. Brzmienie tego przepisu nie uległo zmianie od 2013 r., można więc przyjąć, że wykształciła się już dostateczna praktyka w jego rozumieniu. Te same środki trwałe mogą mieć jednak różne przeznaczenie, które w określonych okolicznościach determinuje możliwość sfinansowania ich zakupu z dotacji (kwalifikowalność) lub jej brak. Przykładowo: sprzęt komputerowy może stanowić wyposażenie dydaktyczne sali lekcyjnej, wtedy będzie środkiem dydaktycznym. Ale podobny komputer, używany w administracji placówki, chociaż fizycznie taki sam, nie będz...

Artykuł jest dostępny dla zalogowanych użytkowników w ramach Otwartego Dostępu.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałów pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy