Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat miesiąca

8 kwietnia 2021

NR 84 (Kwiecień 2021)

Dobre praktyki w dokumentowaniu wydatków ponoszonych z dotacji

0 133

Nie od dziś wiadomo, że wszystko kręci się wokół pieniędzy. Dotyczy to także działalności placówek oświatowych, ich zrównoważone finansowanie jest bowiem niezbędne do prawidłowego wykonywania ustawowych zadań. Istotnym źródłem finansowania są oczywiście dotacje, ponieważ nie tylko stanowią znaczne albo nawet przeważające przychody, ale przede wszystkim cechują się stabilnością i (względną) stałością. Jako że dotacje pochodzą ze środków publicznych, podlegają szczególnym zasadom ich otrzymywania i wydatkowania.

Finansowanie działalności oświatowej z dotacji można podzielić na trzy zasadnicze etapy: udzielenie dotacji, ich wydatkowanie i rozliczenie. Niniejszy tekst poświęcony jest ostatniemu z nich, czyli rozliczaniu, a w szczególności dokumentowaniu wydatkowania dotacji. 

POLECAMY

Podstawy prawne

Prawnych źródeł rozliczania i dokumentowania wydatków z dotacji należy poszukiwać w kilku aktach. Podstawowym jest oczywiście ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, a w niej uwaga skupiona jest na przepisie art. 36 i 38. 
Artykuł 36 stanowi podstawę do kontrolowania przez organy dotujące prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji. Zawiera on przepisy o charakterze porządkowym, ale nie reguluje całości tego zagadnienia. Z kolei zapisy zawarte w art. 38 stanowią tzw. delegację ustawową dla organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego, do regulowania w drodze uchwał, będących aktami prawa miejscowego, trybu udzielania i rozliczania dotacji oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, w tym zakresu danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania. Dokumentowanie rozliczenia wykorzystania dotacji będzie się zatem odbywać zgodnie z trybem i zasadami ustalonymi we właściwej uchwale rady gminy, miasta czy powiatu. 
Zwykle przepisy zawierane w uchwałach są w tym zakresie nadzwyczaj skromne, ograniczają się do kilku paragrafów oraz załącznika stanowiącego wzór rocznego (lub okresowego) rozliczenia wykorzystania udzielonej dotacji. Dla przykładu: uchwała Rady Miasta Stołecznego Warszawy poświęca na to kilka zdań: „Organ prowadzący szkołę dla młodzieży, niebędącą szkołą specjalną, przedszkole, z wyjątkiem przedszkola specjalnego, lub inną formę wychowania przedszkolnego sporządza roczne rozliczenie otrzymanej dotacji według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do uchwały”. I dalej: „Rozliczenie, o którym mowa w ust. 1–3, organ prowadzący sporządza w systemie elektronicznym, wskazanym przez Biuro Edukacji, a jego wydruk przekazuje, w terminie do dnia 20 stycznia roku następującego po roku otrzymania dotacji, w formie podpisanego dokumentu, do komórki organizacyjnej, w której złożony został wniosek o udzielenie dotacji, o którym mowa w § 3 ust. 1”.
Te skromne przepisy, podobnie jak inne znajdujące się w uchwałach wszystkich gmin i powiatów, zawierają jednak regulacje ważne dla organów prowadzących niepubliczne i publiczne jednostki oświatowe. Przede wszystkim uchwały zakreślają terminy złożenia rocznych rozliczeń wykorzystania dotacji. Taki termin nie jest ustalony w żadnej ustawie, wobec tego to rada danej JST go określa. Zdarzają się uchwały i samorządy, gdzie rozliczenie dotacji składa się także w trakcie roku budżetowego, jako cząstkowe rozliczenia okresowe, ale – jak zawsze podkreślam – należy pamiętać, że zgodnie z przepisami dotacja ma charakter roczny. Wyłącznie roczne rozliczenie ma moc wiążącą i stanowi o rzeczywistym wykorzystaniu dotacji. 
Wskazane przepisy zawierają odniesienie do wzoru rozliczenia. Znają to Państwo ze swojej praktyki. Ale same wzory mogą już być bardzo różne, ponieważ nie ustawa, ale rada określa, jakie informacje chce we wzorach zawrzeć i od Państwa uzyskać. Niektóre rozliczenia są bardzo proste, zawierają tabelę, w której wpisuje się tylko kilka grup wydatków i kwoty zbiorcze. Inne są bardzo rozbudowane, aż do rozliczeń zawierających wyliczenia wszystkich dokumentów i dowodów na wydatkowanie dotacji. Takie rozliczenie często ma formę wielostronicowej tabeli, w której wpisuje się numery, daty faktur, kwoty, daty zapłaty, krótki opis wydatku itd. 
Przytoczona uchwała warszawska ma jeszcze jedno wskazanie: że rozliczeń dokonuje się w systemie elektronicznym. Akurat tu stosowany jest ODPN, ale mogą to być inne programy, np. Vulcan. Oczywiście elektroniczne narzędzia powinny odpowiadać prawu i zasadom ustalanym przez ustawodawcę i uchwałodawców, lecz praktyka czasami od tego odbiega i to twórcy platform elektronicznych w istocie narzucają swoje zapisy, wzorce i metodologię rozliczania. 

Dowody księgowe

Zostawmy jednak na boku same narzędzia i wzorce tabelek, ponieważ one tylko zbierają informacje zawarte w innych dokumentach. Takimi dokumentami wykorzystania, czyli wydatkowania dotacji są przede wszystkim dowody księgowe. I tu najpierw musimy przejść na grunt ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Przepisy tej ustawy stosuje się do wskazanych w niej podmiotów, głównie do spółek handlowych, innych osób prawnych (np. fundacji czy stowarzyszeń), a do osób fizycznych oraz spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 mln euro. Zgodnie z ustawą takie podmioty prowadzą księgi rachunkowe, czyli tzw. pełną rachunkowość. Księgi zawierają także księgi pomocnicze czy ewidencje, wśród których może też być ewidencja dotycząca dotacji oświatowych. 
Często w praktyce kontrolnej można się spotkać z żądaniem udostępniania dokumentacji dotacji właściwej właśnie dla pełnej rachunkowości, czyli ksiąg rachunkowych. Podstawowym takim dokumentem jest polityka rachunkowości, opracowana przez jednostkę, ale – co podkreślam – dotyczy to wyłącznie podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe. Innym żądaniem może być okazywanie do kontroli raportów kasowych, czyli dokumentacji obiegu gotówki w kasie i na obrotach. I znowu są to dokumenty wyłącznie właściwe dla ksiąg rachunkowych, których nie prowadzą osoby fizyczne (chyba że są zobowiązane do pełnej rachunkowości). Zatem co najmniej te dwa elementy dokumentacji nie będą występować w przypadku osób fizycznych, prowadzących placówki oświatowe, żądanie ich przygotowania i kontrolowania jest więc całkowicie bezzasadne, gdyż tego rodzaju dokumentów po prostu nie ma w tych przypadkach. 
Z kolei osoby fizyczne są zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) stosownie do rozporządzenia MF z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wzór księgi i zasady jej prowadzenia są określone w tym rozporządzeniu. 
Co ważne, środki pochodzące z dotacji nie stanowią przychodów ani kosztów uzyskania przychodów, co reguluje art. 21 ust. 1 pkt 129 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie wchodzą one zatem do KPiR i nie są w niej zapisywane. Samo rozporządzenie reguluje także, czym są dowody księgowe, stanowiące podstawę zapisów w księdze. W tym zakresie przepisy te są zbieżne z ustawą o rachunkowości, co jest zrozumiałe, oba akty regulują bowiem zasady, ogólnie mówiąc, prowadzenia księgowości dla celów podatkowych.
Jak stanowi rozporządzenie, dowodami księgowymi są w szczególności:

  1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami; 
  2. inne dowody, jak:
    a) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
    b) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
    c) dowody przesunięć,
    d) dowody opłat pocztowych i bankowych,
    e) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    – wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    – datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    – przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    – podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
    oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), dotyczące m.in.: 

  • kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących; 
  • wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych może być ponadto dokumentowany paragonami z datą i stemplem (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi...

Artykuł dostępny dla Prenumeratorów.

Kup dostęp

Przypisy