Ważne przepisy prawa
Podstawowym aktem prawnym, regulującym kwestie wydatkowania, rozliczania i dokumentowania wydatków z dotacji, jest oczywiście ustawa z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (u.f.z.o.), a w niej przede wszystkim art. 35, 36 i 38.
Wobec tego dokumentowanie rozliczenia wykorzystania dotacji odbywać się będzie zgodnie z trybem i zasadami ustalonymi we właściwej uchwale rady gminy, miasta czy powiatu. A skoro wzory rozliczenia zawarte są w uchwale, to warto od początku roku tak prowadzić swoją dokumentację, aby późniejsze rozliczenia i kontrola nie zaskoczyły placówki.
W tych uchwałach przepisy dotyczące dokumentowania czy późniejszego rozliczania dotacji są raczej nadzwyczaj skromne, ograniczające się do kilku paragrafów oraz załączników, jak wzór wniosku o udzielenie dotacji, miesięcznych informacji o liczbie uczniów czy rocznego (lub okresowego) rozliczenia wykorzystania udzielonej dotacji.
Proponuję rozpocząć nowy rok od sprawdzenia w gminie czy powiecie, czy nadal obowiązuje uchwała dotychczasowa, czy może nie weszły w życie jakieś znowelizowane przepisy albo nawet całkiem nowa uchwała. Każdy z tych aktów podlega publikacji w BIP danej jednostki samorządu oraz wojewódzkim dzienniku urzędowym, ale „od ręki” informacji udzieli właściwy urząd, np. wydział oświaty.
Nawet te skromne przepisy, podobnie jak inne, zawarte w uchwałach wszystkich gmin i powiatów, określają regulacje ważne dla organów prowadzących niepubliczne i publiczne jednostki oświatowe. Przede wszystkim uchwały zakreślają terminy złożenia różnych wniosków, informacji czy rocznych rozliczeń wykorzystania dotacji. Żaden z tych terminów nie jest ustalony w żadnej ustawie, wobec tego to rada danej JST określa, kiedy wymagane pisma czy informacje mają być składane. Warto mieć świadomość, że nadal zdarzają się uchwały i samorządy, gdzie rozliczenie dotacji składa się także w trakcie roku budżetowego, jako cząstkowe rozliczenia okresowe, miesięczne albo kwartalne, ale – jak zawsze podkreślam – należy pamiętać, że zgodnie z przepisami dotacja ma charakter roczny i wyłącznie roczne rozliczenie ma moc wiążącą i stanowi o rzeczywistym wykorzystaniu dotacji.
Za to same wzory rozliczeń mogą być bardzo różne, ponieważ nie ustawa, ale rada określa, jakie informacje chce we wzorach zawrzeć i uzyskać od organów prowadzących. Część rozliczeń jest bardzo prostych, zawierają tylko tabelę, w której wpisuje się jedynie kilka grup wydatków i kwoty zbiorcze. Za to inne są bardzo rozbudowane, aż do rozliczeń zawierających wyliczenia wszystkich dokumentów i dowodów na wydatkowanie dotacji. Takie rozliczenie przybiera postać wielostronicowej często tabeli, w której wpisuje się numery, daty faktur, kwoty, daty zapłaty, krótki opis wydatku itd.
Często tego rodzaju rozbudowane rozliczenia wiążą się właśnie z obowiązkiem okresowego, np. miesięcznego rozliczania, co przybiera postać dokumentów składanych elektronicznie w ustalonym systemie. Najbardziej chyba rozpowszechniony jest ODPN, o którym mogę powiedzieć humorystycznie, że to przypadek jak to o...
