Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat miesiąca

11 września 2020

NR 72 (Luty 2020)

Jak przetrwać kontrolę prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji?

0 244

Złożony proces kontroli oraz zauważalna ostatnio koncentracja samorządów na tych działaniach, wynikająca prawdopodobnie z chęci poszukiwania dodatkowych źródeł przychodów, sprawiają, że sam fakt bycia poddanym czynnościom kontrolnym jest zwykle niezbyt przyjemny dla kontrolowanego podmiotu. Jednak wyposażenie w wiedzę m.in. na temat uprawnień organu kontrolującego i własnych praw z pewnością pozwolą Państwu przejść kontrolę prawidłowości pobrania i wydatkowania dotacji bezboleśnie.

Podstawy prowadzenia czynności kontrolnych

Przepisy zarówno nieobowiązującej już w tym zakresie ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (uso.), jak i obecnej ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (ufzo.) wprowadzają mechanizmy kontroli prawidłowości wykorzystania przez dotowane jednostki oświatowe otrzymanych dotacji. Dotacje jako instrumenty finansów publicznych regulowane są przepisami ustawy z dnia 
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (ufp.). Zgodnie z nimi dotacje są to podlegające szczególnym zasadom rozliczania środki z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz z państwowych funduszy celowych przeznaczone na podstawie ustawy na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych. Zadaniem publicznym jest m.in. oświata, dlatego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe i ustawy o finansowaniu zadań oświatowych placówki czy – precyzyjnie rzecz nazywając – podmioty (osoby) prowadzące jednostki oświatowe otrzymują dofinansowanie na ich prowadzenie z budżetów odpowiednich jednostek samorządu terytorialnego. Ponieważ jednak dotacje są środkami podlegającymi „szczególnym zasadom rozliczania”, to już od 2009 r. w ustawach oświatowych wprowadzono właśnie mechanizmy kontroli, najpierw prawidłowości wykorzystania dotacji, a po nowelizacji ustawy o systemie oświaty, od 2015 r., także prawidłowości pobrania dotacji. 

POLECAMY

Obecnie tamte uchylone przepisy zostały zastąpione regulacjami art. 36 ufzo., który wszedł w życie 1 stycznia 2018 r., ale w swojej zasadniczej treści nie odbiegają od poprzednio obowiązujących zasad. Należy przypomnieć treść obowiązujących przepisów, ponieważ tworzą one zasadnicze podstawy i ramy prawne do prowadzenia kontroli w niepublicznych oraz publicznych placówkach oświatowych (nieprowadzonych przez JST).

Kontrola prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji

Ogólnie art. 36 ust. 1 ufzo. stanowi, że organ dotujący może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania udzielonych dotacji. Jest to powtórzenie przyznanych już wcześniej kompetencji w dwóch zakresach kontroli, czyli zarówno pobrania, jak i wykorzystania (wydatkowania) dotacji. Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli mają prawo wstępu do kontrolowanych szkół, przedszkoli i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją. Natomiast w przypadku szkół, o których mowa w art. 26 ust. 2 ufzo., czyli takich, w których nie jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, kontrolujący mają także wgląd do list obecności oraz prawo do ich weryfikacji.

Powiązanie okresu przedawnienia z prawem do kontroli okresu do 5 lat poprzedzających eliminuje ewentualną niepotrzebną już kontrolę „starszych”, przedawnionych okresów. 

 

Poszerzenie zakresu przetwarzania danych osobowych w związku z kontrolą

W ustawie z 2017 r. znalazły się także pewne nowe zapisy, które nie były zawarte w poprzedniej ustawie. Dodano mianowicie przepisy dotyczące kontroli w zakresie przeznaczania dotacji na wynagrodzenia w taki sposób, że upoważniono osoby kontrolujące do przetwarzania danych osobowych osób fizycznych zatrudnionych w tych placówkach oraz osób fizycznych prowadzących placówki, jeżeli pełnią funkcję dyrektora, w związku z przeprowadzaniem takiej kontroli. Dotychczas ustawowe zezwolenie na przetwarzanie danych osobowych dotyczyło wyłącznie uczniów, co pozostawiono także w obecnej ustawie. Aktualnie kontrola może przetwarzać dane osobowe zarówno uczniów, jak i osób zatrudnionych, w tym osób prowadzących, oczywiście w związku z przeznaczeniem dotacji na ich wynagrodzenie. 

Ograniczenie okresu, jakiego może dotyczyć kontrola

W przepisach znalazły się też inne nowości. Pierwsza to ograniczenie okresu jakiego dotyczy kontrola, gdyż obecnie może on obejmować 5 lat budżetowych poprzedzających rok, w którym jest ona przeprowadzana. Ma to znaczenie nie tylko praktyczne, eliminując niepewność co do kontroli za wiele lat wstecz, ale przede wszystkim prawne, gdyż powiązano obecnie okres kontrolowany z przedawnieniem zobowiązań do zwrotu dotacji. Zasady przedawnienia określone są w przepisach art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Zobowiązania podatkowe, w tym także niepodatkowe należności budżetowe, jakimi są podlegające zwrotowi kwoty dotacji, przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez wiele lat wątpliwości dotyczyły przede wszystkim początku biegu tego okresu, wreszcie sądy administracyjne ustaliły jedynie słuszną wykładnię, że początek przedawnienia biegnie od końca roku, w którym udzielono dotacji i została ona wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem bądź pobrana w nadmiernej wysokości. Dlatego powiązanie okresu przedawnienia z prawem do kontroli okresu do 5 lat poprzedzających eliminuje ewentualną niepotrzebną już kontrolę „starszych”, przedawnionych okresów. Nadmienić należy, iż aby nie doszło do przedawnienia, do końca tego 5-letniego okresu organy winny wydać oraz skutecznie doręczyć ostateczną decyzję o zwrocie dotacji (czyli samorządowego kolegium odwoławczego, gdy strona wniosła odwołanie). Jeśli taka decyzja nie zostanie do końca okresu przedawnienia doręczona oraz jeśli nie zostanie wszczęte postępowanie egzekucyjne w tym terminie, zobowiązanie wygasa wskutek przedawnienia. 

Ustawodawca pozostawia kwestie konkretnych zasad trybu przeprowadzania kontroli do ustalenia w drodze uchwały organu stanowiącego JST.  Przed kontrolą należy koniecznie zapoznać się z przepisami miejscowej uchwały „dotacyjnej”. 

 

Doprecyzowanie obowiązków kontrolującego

Wreszcie ustawa doprecyzowała pewne kwestie dotyczące obowiązków kontrolowanego, w zakresie wskazanego już uprzednio obowiązku przyjęcia kontroli i okazania dokumentacji, wynikającego z prawa kontrolujących do wstępu i wglądu do dokumentów. Obecnie wprost w ustawie określono, że placówka udostępnia dokumentację (organizacyjną, finansową i przebiegu nauczania) oraz listy obecności (dla szkół dla dorosłych), w terminie 14 dni od dnia zwrócenia się przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli o udostępnienie tej dokumentacji. Tym samym uregulowano w tym przepisie kilka ważnych kwestii, dotychczas kontrowersyjnych. 

Przede wszystkim podmiot kontrolowany uzyskał określony czas, nie krótszy niż 14 dni, na okazanie dokumentacji, co często jest konieczne, gdy dokumentacja finansowa i księgowa znajduje się poza siedzibą placówki, np. w biurze rachunkowym. Ale jednocześnie przepisy podkreślają, że sama kontrola może być prowadzona wyłącznie w siedzibie przedszkola, szkoły czy placówki, a nie np. siedzibie organu prowadzącego lub biura księgowego – lecz także nie w siedzibie urzędu gminy. 

Po wtóre, takie zwrócenie się (wniosek) o udostępnienie dokumentacji musi pochodzić od osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli. Jeśli przepis powiąże się z wcześniejszym przepisem, iż organ dotujący (gmina, powiat) przeprowadza kontrolę z pomocą osób upoważnionych, należy stwierdzić, że wezwanie do okazania dokumentów powinno zostać przekazane (czyli podpisane) nie przez sam organ dotujący, jak np. wójta czy burmistrza, ale przez osoby posiadające już upoważnienie do przeprowadzenia tej konkretnej kontroli. Powinno to powodować, że najpierw organ dotujący udziela stosownego upoważnienia, a następnie osoba upoważniona wystosowuje do kontrolowanego zawiadomienie o rozpoczęciu kontroli i wzywa do okazania dokumentacji w ustawowym terminie. 

Jak powinna być przeprowadzana kontrola?

Ustawodawca pozostawia, jak poprzednio, kwestie konkretnych zasad trybu przeprowadzania kontroli do ustalenia w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, czyli rady gminy (miasta) lub powiatu. Te uchwały, zwane popularnie „dotacyjnymi”, mają zatem regulować szczegóły przeprowadzania kontroli. W praktyce ograniczają się do kilku prostych przepisów, zwykle mocno niekorzystnych dla kontrolowanych jednostek. Przed kontrolą należy koniecznie zapoznać się z przepisami miejscowej uchwały.

Pewne podstawy prowadzenia kontroli są jednak stałe, w szczególności te wynikające z bezwzględnych zapisów ustaw. W dalszej części artykułu omówione zostaną najważniejsze zasady, jakie mają zastosowanie. 

Osoby przeprowadzające kontrolę muszą bezwzględnie posiadać odpowiednie upoważnienie, wydane przez wójta (burmistrza) lub starostę, lub przez osobę działającą w ich imieniu. Upoważnienie winno określać zakres i termin kontroli. Osoby bez upoważnienia nie mogą przeprowadzać żadnych czynności kontrolnych. Należy dokładnie zapoznać się z upoważnieniem i zrobić kopię.

Osoby kontrolujące mogą przeprowadzać kontrolę w pomieszczeniach kontrolowanej placówki. Tam też winny być udostępnione dokumenty. Zgodnie z przepisami nie można zasłaniać się np. prowadzeniem księgowości przez zewnętrzny podmiot i z tego tytułu brakiem dokumentacji w placówce. Obowiązkiem osoby prowadzącej jest udostępnienie dokumentacji w siedzibie podmiotu. 

Dokumenty będące przedmiotem kontroli powinny być zgromadzone, odpowiednio posegregowane i opisane. Warto przed rozpoczęciem kontroli przejrzeć je ponownie, a w razie potrzeby pogrupować w sposób umożliwiający szybkie odszukanie. 

Odmowa udostępnienia dokumentów może być potraktowana przez kontrolujących jako brak dokumentów. Wyroki sądów administracyjnych w takich przypadkach stwierdzają, że brak udokumentowania przez placówkę dokonania wydatków może oznaczać wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, a co za tym idzie, dalszy obowiązek zwrotu dotacji w tej części. 

W każdym wątpliwym przypadku należy domagać się zgłoszenia przez osoby kontrolujące żądania na piśmie, w szczególności dotyczy to listy dokumentów czy wyjaśnień. Warto, by ich udostępnienie kontrolujący potwierdził na piśmie. 

Uwaga!

W przypadku szkół dla dorosłych oraz niektórych placówek oświatowych utrudnianie lub uniemożliwianie kontroli może prowadz...

Artykuł dostępny dla Prenumeratorów.

Kup dostęp

Przypisy