Finansowanie działalności oświatowej z dotacji można podzielić na zasadnicze 3 etapy, jakimi są udzielenie dotacji, ich wydatkowanie i rozliczenie. Na łamach naszego wydawnictwa publikowaliśmy szereg artykułów, dotyczących wydatków z dotacji, ale obecnie, mając na uwadze zbliżający się koniec roku budżetowego, pragnę poruszyć tematykę rozliczania dotacji, a w szczególności dokumentowania jej wydatkowania.
Uchwały rady jako akty prawa miejscowego
Podstawowym aktem prawnym, stanowiącym źródło zarówno udzielania, jak i wydatkowania dotacji, jest oczywiście ustawa z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (dalej też jako u.f.z.o.). W szczególności, pragnę zwrócić uwagę na przepisy art. 36 i 38.
Art. 36 stanowi podstawę do kontrolowania przez organy dotujące prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji. Zawiera on przepisy o charakterze porządkowym, ale nie reguluje całości tego zagadnienia. Z kolei przepisy ujęte w art. 38 stanowią tak zwaną delegację ustawową dla organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego, do regulowania w drodze uchwał, będących aktami prawa miejscowego, trybu udzielania i rozliczania dotacji oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, w tym zakresu danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania.
Zatem dokumentowanie rozliczenia wykorzystania dotacji odbywać się będzie zgodnie z trybem i zasadami ustalonymi we właściwej uchwale rady gminy, miasta czy powiatu, wydanej na podstawie art. 38 u.f.z.o.
Zwykle przepisy zawierane w uchwałach są w tym zakresie nadzwyczaj lakoniczne i skromne, ograniczają się do kilku paragrafów oraz załącznika stanowiącego wzór rocznego (lub okresowego) rozliczenia wykorzystania udzielonej dotacji. Przykładowo uchwała Rady Miasta Stołecznego Warszawy poświęca na to kilka zdań:
„Organ prowadzący szkołę dla młodzieży, niebędącą szkołą specjalną, przedszkole, z wyjątkiem przedszkola specjalnego lub inną formę wychowania przedszkolnego sporządza roczne rozliczenie otrzymanej dotacji według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do uchwały”.
I dalej: „Rozliczenie, o którym mowa w ust. 1–3, organ prowadzący sporządza w systemie elektronicznym, wskazanym przez Biuro Edukacji, a jego wydruk przekazuje, w terminie do dnia 20 stycznia roku następującego po roku otrzymania dotacji, w formie podpisanego dokumentu, do komórki organizacyjnej, w której złożony został wniosek o udzielenie dotacji, o którym mowa w § 3 ust. 1”.
Te skromne przepisy, podobnie jak ich odpowiedniki w uchwałach innych gmin i powiatów, zawierają jednak regulacje ważne dla organów prowadzących niepubliczne i publiczne jednostki oświatowe. Przede wszystkim uchwały zakreślają terminy złożenia rocznych rozliczeń wykorzystania dotacji. Taki termin nie jest ustalony w żadnej ustawie, wobec tego określany jest wyłącznie uchwałą rady danej JST Zdarzają się uchwały i samorządy, gdzie rozliczenie dotacji składa się także w trakcie roku budżetowego, jako cząstkowe czy okresowe rozliczenia, ale należy wiedzieć i pamiętać, że zgodnie z przepisami dotacja ma charakter roczny i wyłącznie roczne rozliczenie ma moc wiążącą i stanowi o rzeczywistym wykorzystaniu dotacji.
Po drugie, wskazane przepisy zawierają w zasadzie zawsze odniesienie do wzoru rozliczenia. Takie wzory są wszystkim znane, ale mogą się bardzo różnić w innych gminach czy powiatach, ponieważ nie ustawa, ale wyłącznie uchwała rady określa, jakie informacje należy zawrzeć w takich wzorach rozliczenia. Niektóre rozliczenia są bar...
