Dokumentacja ZUS
Zróżnicowany okres przechowywania dokumentacji ZUS jest implikacją rodzaju dokumentu.
To właśnie kategoria dokumentu będzie determinowała nam czas, w ciągu którego pracodawca jako płatnik będzie zobowiązany w świetle obowiązujących przepisów prawnych do utrzymywania zasobów. Dokonajmy segmentacji dokumentacji ZUS na:
- dokumenty zgłoszeniowe,
- dokumenty rozliczeniowe,
- dokumenty płatnicze.
Dokumenty zgłoszeniowe
Ustawa z 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw zmienia zasady archiwizacji dokumentacji dla płatników składek.
W poprzednim porządku prawnym w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik miał obowiązek przechowywać przez pięć lat. Regulacja ta dotyczyła jedynie przechowywania papierowej formy dokumentacji i miała zastosowanie do płatników, którzy przekazywali dokumenty w formie elektronicznej. Przy braku wyraźnego wskazania przez ustawodawcę okresu przechowywania dokumentów przekazywanych papierowo racjonalne było utrzymać 5-letni okres ich składowania.
Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych likwiduje uciążliwy obowiązek przechowywania kopii zgłoszeń do ZUS w formie papierowej, jeśli zostały one wysłane elektronicznie.
Dokumenty rozliczeniowe
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez pięć lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Dotyczy to kopii deklaracji rozliczeniowych – ZUS DRA, kopii imiennych raportów – ZUS, ZUS RZA, ZUS RSA,
a także kopii dokumentacji rozliczeniowej korygującej.
Warto odnotować, że do końca 2011 r. obowiązywał 10-letni okres przechowywania dokumentacji rozliczeniowej z ZUS (kopie dokumentów, kopie korekt tych dokumentów). Zmiana okresu przechowywania kopii dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów rozliczeniowych korygujących odnosi się jedynie do tych, które zostały złożone od 1 stycznia 2012 r. W sytuacji złożenia korekty dokumentu rozliczeniowego za 2008 r., którą płatnik przekazał po 1 stycznia 2012 r., obowiązkowym okresem przechowywania jest pięć lat od dnia przekazania. Natomiast w przypadku dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS do końca 2011 r. należy utrzymywać dokumentację przez 10 lat.
Dokumenty płatnicze
Ta kategoria dokumentacji jest dowodem opłacenia składek, jak również terminu zapłaty.
Stanowi więc świadectwo wypełnienia zobowiązań płatnika. Bez wątpienia w interesie płatnika leży posiadanie tej dokumentacji...
Pozostałe 90% treści jest dostępne tylko dla Prenumeratorów.
Dołącz do 3000 + czytelników, którzy nieustannie pogłębiają swoją wiedzę z zakresu dotacji, prawa oświatowego, zarządzania placówką i nowoczesnych rozwiązań edukacyjnych.
Otrzymuj co 2 miesiące gotowe rozwiązania do wdrożenia w placówce oświatowej, zgodne z wymogami MEN oraz organy kontrolujących rozliczanie dotacji oświatowych.
