Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej
Obowiązek przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z ustawy z dnia
26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy. To właśnie jego przepisy wskazują podstawowe obowiązki pracodawcy:
- art. 94 pkt. 9a – prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci papierowej lub elektronicznej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza);
- art. 94 pkt. 9b – przechowywanie dokumentacji w prawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Należyta staranność w przedmiocie sprawy jest wskazana. Konsekwencje nieprawidłowości w rozważanym obszarze są bowiem obarczone sankcjami prawnymi. Nieprzestrzeganie przepisów prawa, co do archiwizacji dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny do 30 000,00 zł.
Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres ustalony w przepisach, a także pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Negatywną implikacją błędów w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej może być także odpowiedzialność odszkodowawcza, np. w sytuacji, gdy dojdzie do powództwa na drodze cywilnoprawnej z przyczyn choćby utraty, zniszczenia dokumentacji w okresie obligatoryjnego przechowywania.
Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania omawianej dokumentacji określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369), w którym m.in. wskazano, jakie dokumenty stanowią akta osobowe, a jakie zalicza się do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywanej poza aktami osobowymi.
Akta osobowe w 2026 r.
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z pięciu części.
1|Obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań le...
Pozostałe 90% treści jest dostępne tylko dla Prenumeratorów.
Dołącz do 3000 + czytelników, którzy nieustannie pogłębiają swoją wiedzę z zakresu dotacji, prawa oświatowego, zarządzania placówką i nowoczesnych rozwiązań edukacyjnych.
Otrzymuj co 2 miesiące gotowe rozwiązania do wdrożenia w placówce oświatowej, zgodne z wymogami MEN oraz organy kontrolujących rozliczanie dotacji oświatowych.
